شرح وظایف مسئول واحد امور مالی :

الف-برنامه ها ونرم افزارهاي خريداري شده

الف:سيستم حسابداري ومالي

ب:سيستم درآمد

ج: سيستم اسناد دريافتني

د:سيستم حقوق ودستمزد

هـ:سيستم بايگاني

و:سيستم خدمات فني وشهرسازي

ز:سيستم ارسال SMS

ح:سيستم دبيرخانه

ط:سيستم پرداخت فيش درآمداز طريق كارت بانك وSMS

شرح ونحوه كاركرد سيستم هاي خريداري شده:

ب : سيستم حسابداري

مزاياوقابليتهاي اين سيستم عبارتنداز

1-2)امكان صدور اسناد مالي با رايانه:

 دراين سيستم حسابداري صدوراسناد حسابداري كه يكي از مراحل اوليه ثبت وطبقه بندي وگزارش فعاليتهاي مالي مي باشد از طريق رايانه صادرمي گرددكه نسبت  به روش دستي هم از نظر كيفي وهم از نظر صرف وقت داراي كارائي بيشتري است.اين سيستم به گونه اي طراحي شده است كه با صدور سند وقطعي نمودن آن كليه عمليات حسابداري كه يك عمليات كاملا پيچيده ووقت بر مي باشد به صورت اتوماتيك انجام خواهد شدوكليه گزارشات اعم از دفاتر وترازها قابل استخراج مي گردد.يكي از مزاياي اين سيستم اين است كه پس از صدور دستور چاپ سند مالي سند به صورت اتوماتيك قطعي مي گردد.قطعي شدن سند بدين معناست كه سند حسابداري قطعي شده به هيچ عنوان قابل تغيير ودستكاري نمي باشد.به طور مثال حتي تغيير شماره ويا تاريخ سند غيرممكن است.تنها كاربراني كه توسط مديريت سيستم مجاز به قطعي وغير قطعي نمودن اسناد مي باشندمي توانند نسبت به تغير حالت آن اقدام كنند.دراينجا به اين نكته مي توان اشاره كرد كه حدود اختيارات هركاربر بنا به تشخيص مديريت سيستم تعيين مي گردد.

2-2)امكان تهيه انواع تراز ها وكاربرگها ي مورد نياز :

 درروش دستي تهيه ترازهاي ماهيانه باتوجه به امكان اشتباهات ثبتي دردفاتر مالي ويا اشتباه در جمع ارقام گاه تا دويا سه روز كاري وقت لازم داشت درحالي كه  تهيه هرگونه ترازبا سيستم حسابداري پژوهش  تنها به چنددقيقه وقت نياز دارد.هرگونه گزارش موردنياز حتي تاكوچكترين سطح(رديف هاي بودجه)از اين سيستم قابل استخراج مي باشد

3-2) دردست داشتن كليه دفاتر قانوني موردنياز شهرداري

قبل از راه اندازي سيستم مكانيزه ،جهت نگهداري اطلاعات مالي تعداد12دفتر  به صورت كاملا دستي نوشته مي شد.اين دفاتر  عبارت بودند از دفتر مربوط به حسابهاي بانكي به تعداد 4دفتر ،دفتر معين حسابهاي دائمي ،دفتر اعتبارات،دفتر هزينه هاي جاري،دفتر هزينه هاي عمراني،دفتربانك  سپرده ،دفتر معين چكهاي دريافتني، دفتر روزنامه ودفتر كل كه بالغ بر12دفتر مي شد.اكنون تنها دفاتر روزنامه وكل به صورت دستي نوشته مي شود. لازم به ذكر است  مي توان دفتر روزنامه وكل را از سيستم چاپ واز آن بازنويسي نمود.اين كار باعث مي شود احتمال اشتباه درثبت دفاتر به صورت قابل چشمگيري كاهش مي يابد.استخراج دفاتر از طريق سيستم داراي اين مزيت است كه به جز صرفه جوئي بسيارزيادي در وقت از نظر هزينه خريد دفاتر مالي بسيار مرقون به صرفه مي باشد.

4-2) امكان استخراج تراز هاي اختتاميه وافتتاحييه وبستن حسابهاي موقت درپايان سال مالي درروش دستي گاه تاهفته ها وقت لازم بودتا نسبت به بستن حسابها وصدور تراز اختتامييه وافتتاحييه اقدام كرددرحالي  كه اكنون پس ازبازيابي وكنترل اسناد، به صورت اتوماتيك نسبت به بستن حسابها وصدور تراز اختتاميه اقدام مي شود و.كمتر از چنددقيقه اين اسناد صادر مي گردد.

5-2)صدوربيلان عملكرد (تفريغ بودجه)

 از ديگر امكانات اين سيستم صدور بيلان وعملكرد مالي در پايان هرسال مي باشد ، تنها كافيست برروي پنجره مورد نظر كليك كرده وسال مالي مورد نظرراانتخاب وتايييد نماييدبيلان عمكرد با بالاترين دقت استخراج خواهد شد.

6-2)ديگرمزايا

ازديگرامكانات اين سيستم تهييه صورت مغايرت بانكي دسترسي آسان به اسناد دلخواه (فيلتر اسناد) از طرق مختلف وتنها با داشتن اطلاعاتي اندك ،مانند تاريخ سند ،گيرنده وجه ،شماره چك ،تنظيم كننده سند، شرح سند ويا آرتيكلهاي استفاده شده به اسناد دلخواه كه در تاريخ هاي گذشته صادرگرديده دسترسي پيدا كرد.از ديگر مزيت هاي اين سيستم استخراج روزانه وماهانه وسالانه هزينه ها ودرآمدها كه به سادگي قابل تهيه مي باشد.  

ج: سيستم درآمد

باتوجه به گسترش فعاليتهاي شهرداري در چند ساله اخير كه رشد چشمگيري داشته است مراجعه ارباب رجوع نسبت به سالهاي قبل بسيار بيشترگرديده بود  واحساس مي شد سيستم دستي جوابگوي درخواستهاي ارباب رجوع نمي باشد.به طور مثال  تنها صدور يك فيش ساده درآمد وقت زيادي، هم از متصدي واحددرآمد وهم از ارباب رجوع تلف مي كرد وچنانچه نياز به يافتن سابقه اي مانند فيش واريزي ويا اطلاعاتي از موءدي يك چك مي بود مي بايست كليه اسناد ومدارك جستجو مي شد اما با داشتن كوچكترين سرنخ، چنانچه پرونده اي در سيستم ثبت شده باشدبه سادگي قابل دسترس مي باشد.تنها براي ثبت چكهاي دريافتني وپاس آنها دودفتر (يك دفتر درواحددرآمد ويك دفتر درواحد مالي نگهداري مي شد)وجهت صدور اسناد مالي مربوط به چكها وقت بسيار زيادي صرف مي گرديد ويك يك اطلاعات بايد به صورت دستي در فرمهاي خام نوشته مي شد، اكنون اين اطلاعات به سادگي در دسترس وقابل تهيه مي باشد ونياز به ثبت دفاتر دستي نيز نيست.تهيه آماردرآمد ماهانه وصدور اسناد درآمد مي بايست باصرف وقت بسيار وبه سختي تهيه  مي شد، اكنون به سادگي پس از چند كنترل ومطابقت اطلاعات واسناد موجود، به سادگي قابل تهيه مي باشد.از مثالهاي ساده اي كه درخصوص تسهيل در كارها مي شودعنوان كرد صدور فيش بازديد ومفاصاحساب خودرو مي باشد كه تنها پس از وارد نمودن اطلاعات ارباب رجوع وفشاريك كليدفيش بازديد ويا عوارض خودرو صادرمي شود.

د:سيستم حقوق ودستمزد

اين سيستم پرداخت حقوق ومزاياي پرسنل را تا حد قابل توجه اي ساده نموده است، در مقايسه پرداخت حقوق اين سيستم با پرداخت حقوق به صورت دستي كه سالهاي قبل درشهرداري عمل مي شد به سادگي مي توان دريافت كه اين كار دهها بار ساده تر گشته است .روش كاردرگذشته بدين گونه بودكه جهت پرداخت حقوق سه تا چهارروز امورمالي عملا تعطيل مي شدوكليه پرسنل مالي نسبت به تهيه حقوق پرسنل اقدام مي نمودند.  دراين سيستم، دسترسي به سابقه اطلاعات حقوق پرسنل در سالهاي گذشته نيزبسيار ساده گرديده است.

5-سيستم SMS  

با اين سيستم كه با يك مودم به سيستم اتوماسيون مالي مرتبط شده است طبق آيتم هائي كه مديريت سيستم تعيين مي كند.سيستم به صورت خودكار نسبت به ارسال ودريافت پيام  مشتريان اقدام مي نمايد.باتوجه به اطلاعاتي كه براي برنامه تعريف شده است چندروز قبل از سررسيد چك  سيستم يك پيام به صورت يادآوري وهشداربه مؤدي ارسال وتاريخ سررسيد چك را يادآوري مي كند.درصورتي كه چك از طرف بانك برگشت داده شود سيستم اين موضوع را به صورت يك پيامك به واگذاركننده چك اطلاع خواهدداد.از اين سيستم جهت ارسال پيام به پيمانكاران ويا اشخاص وموسساتي كه مي بايست از شهرداري پول در يافت كنند استفاده مي شود به محض صدور چك توسط واحد مالي  سيستم يك پيامك با مضمون آماده بودن  چك ،به  گيرنده وجه ارسال خواهد نمود.

هـ: سيستم امكان پرداخت فيش از طريق عابربانك ودستگاه كارت خوان

باامكاني كه در اين برنامه درنظرگرفته شده است با وجود شناسه فيش وشناسه پرداخت كه برروي فيش هاي درآمد به صورت يك باركدنشان داده شده است.امكان پرداخت فيش از طريق عابربانكها ودستگاه كارت خوان وجوددارد كه با تمهيداتي كه در نظرگرفته شده است درآينده بسيار نزديك به اجرا درخواهد آمد.

ز :سيستم اسناددريافتني

اين سيستم اين امكان را به واحد مالي مي دهد كه با ثبت چك هاي دريافتي از مؤديان كليه اطلاعات مورد نياز مانند تاريخ سررسيد،تاريخ وصول ،تاريخ برگشت و...را به سهولت استخراج نمود.از ديگر امكانات تهيه انواع گزارش در خصوص اسناد دريافتني مي باشد.

متصدی این واحد:

حجت خلیلی فرد

امامعلی احمدی